Phương pháp Kaizen – triết lý của sự hạnh phúc và thành công

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” mang lại lợi ích tập thể hơn là lợi ích cá nhân. Ngắn gọn, Kaizen chính là sự cải tiến liên tục.

Nói về Nhật Bản, cả thế giới đều nể phục sự phát triển thần kỳ sau Thế chiến thứ hai. Và cũng tại đất nước này, rất nhiều triết lý ra đời đưa các doanh nghiệp phát triển vượt trội hơn, đồng thời cũng làm mỗi cá nhân sống hạnh phúc hơn.

Tại Nhật Bản, Kaizen đã có lịch sử hơn 50 năm và Toyota chính là công ty đầu tiên triển khai Kaizen. Thay vì trừng phạt lỗi, Toyota đã ra khuyến khích công nhân tạm ngừng sản xuất trong một khoảng thời gian và tập trung toàn lực để khắc phục sự cố hoặc đưa ra các biện pháp tránh lãng phí thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Và kết quả, các nhà máy và công ty của Toyota đã ít lỗi tốn kém hơn. Đồng thời từ sự cải tiến nhất quán đó mà Toyota đã đạt được các mức kết quả nhất định trong thời gian ngắn.

Vì Kaizen là một triết lý nên sẽ linh hoạt hơn là một hệ thống cứng nhắc. Vậy nó hoạt động theo nguyên tắc nào?

I. Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kaizen

Kaizen là một phương pháp cải thiện hiệu quả công việc, sự hài lòng và lãng phí thời gian. Các nguyên lý cốt lõi của sự cải tiến liên tục của Kaizen bao gồm:

• Luôn luôn cải tiến:

–  Quy chuẩn hóa một quy trình sao cho có thể lặp lại và được tổ chức

– Hoàn thành công việc không chỉ là đã kết thúc công việc mà là kiểm tra hoàn thành giai đoạn này chuyển sang giai đoạn tiếp theo

–  Đổi mới để đạt được kết quả tương tự

Ví dụ: Minh chứng hùng hồn nhất cho sự bảo thủ, không cải tiến chính là Nokia – thương hiệu lâu năm trên thị trường điện thoại di động.

• Xây dựng một nền văn hóa “không đổ lỗi”

– Tập trung vào đo lường và đánh giá tiến độ sử dụng nguồn lực và kết quả công việc

– Nếu có bất kỳ sai sót nào, phương châm “lỗi do tôi, thành công do tập thể” để quy đúng trách nhiệm cho cá nhận gây ra sai phạm. Không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng và đưa ra các phương án sửa chữa, hoàn thiện sản phẩm.

• Không lãng phí

 – Sự lãng phí sẽ khiến tăng chi phí sản xuất, tăng áp lực lên nguồn lực của công ty

– Ứng phó với sự thay đổi hoàn cảnh và phát triển phương pháp của bạn theo thời gian. Luôn tận dụng thời gian để giải quyết vấn đề nhằm hạn chế sự lãng phí thời gian dẫn đến lãng phí kinh phí giải quyết vấn đề và khủng hoảng nhân lực trong thời gian ngắn.

II. Triết lý Kaizen ở cấp độ cá nhân

Đừng quá nặng nề về mặt lý thuyết với Kaizen, mỗi cá nhân đều cần phải có sự cải tiến, đều không ngừng phát triển thì mỗi người mới có một cuộc sống tròn đầy và hạnh phúc hơn.

• Tìm lỗ hổng năng lượng và thời gian bị lãng phí

Nếu không có thời gian chăm sóc bản thân và cũng không có thời gian tập trung vào các dự án quan trọng của mình nữa thì có nghĩa là bạn đang lãng phí thời gian của mình. Vậy thì cần lên một danh sách cần làm gì và không cần làm gì hoặc phải dừng làm gì. Siết chặt lịch trình hơn để tránh lãng phí.

• Đánh giá hiệu suất làm việc

Đo lường kết quả công việc liệu có đạt được mức đặt ra hay chưa. Khi hiệu suất được đo lường đúng sẽ có được hướng giải quyết. Nếu hiệu suất còn kém có nghĩa là cần cải thiện các khía cạnh theo từng bước nhưng không ngừng cải tiến, mỗi ngày.

• Đánh giá bản thân

Phải luôn dành thời gian để nhìn lại mình, cả ưu điểm và khuyết điểm để có cái nhìn toàn diện hơn trong việc khai thác tối đa chính mình. Điều gì cần phải cải thiện, điều gì khiến bạn tự hào, thói quen tốt nào cần mà chưa có, thói quen xấu nào cần bỏ mà chưa bỏ…

Áp dụng triết lý Kaizen trong cuộc sống chính là một cách giúp bản thân hoàn thiện hơn mỗi ngày một chút chứ không bị đè nặng bởi cảm giác nặng nề của thất bại và sự quá tải.

Đến nay, dù đã trải qua rất lâu kể từ lần đầu thuật ngữ xuất hiện, rất nhiều công ty đã đạt đến sự phát triển thịnh vượng và thành công nhất định trên thị trường. Và rất nhiều cá nhân đạt được cuộc sống viên mãn tròn đầy, hạnh phúc hơn. Và bây giờ đến bạn đấy.

Team: Người Trẻ Làm Nên Nghiệp Lớn